Porque ir ao escritório todos os dias parece cada vez mais uma tendência do passado, neste artigo damos-lhe 12 dicas para o ajudar a gerir a sua equipa de IT em trabalho híbrido.
A pandemia provocada pelo Covid-19 forçou as empresas a mudarem os seus modelos de trabalho, levando a que, nos dias de hoje, muitas delas optem por um modelo de trabalho híbrido. As equipas de IT em trabalho híbrido podem ter elementos a trabalhar todos os dias de forma presencial, outros que o fazem de forma 100% remota, e ainda outros que trabalham presencialmente durante alguns dias e outros fora do escritório.
O modelo híbrido está a tornar-se mais popular para muitas empresas, nomeadamente as tecnológicas, uma vez que proporciona grande flexibilidade tanto para os trabalhadores, como para a organização como um todo. No entanto, este tipo de modelo de trabalho pode revelar-se difícil de praticar se não for gerido adequadamente.
De seguida, vamos então partilhar consigo algumas práticas para o ajudar a gerir uma equipa técnica a trabalhar de forma híbrida.
Como gerir uma equipa de IT em trabalho híbrido: as 12 melhores práticas
1. Crie uma estrutura de trabalho comum
Ter uma equipa a trabalhar num modelo híbrido significa que terá de encontrar um lugar onde o trabalho de todos possa “encontrar-se”, em que seja possível verificar consistentemente os processos e estabelecer fluxos de trabalho que sejam acessíveis a qualquer pessoa, em qualquer lugar.
Ao aproveitar ferramentas de comunicação e de gestão de projetos, como o Slack e o Trello, garante que os membros da sua equipa tenham acesso rápido e fácil uns aos outros e a todas as tarefas que precisam de ser feitas, tal como uma visão clara das prioridades e dos níveis de conclusão das mesmas.
Estas ferramentas ajudá-lo-ão a definir as melhores práticas para cada tarefa de uma forma abrangente, para que os membros da sua equipa possam gozar de alguma liberdade criativa durante o processo, simultaneamente sabendo que passos têm de dar a seguir.
Mas atenção, certifique-se que a sua equipa sabe como usar estas ferramentas e vê vantagens na sua utilização!
O CPO da Perimeter 81, Sagi Gidali, acredita que o trabalho híbrido é o futuro. As suas equipas utilizam o Slack, o Monday, o Zoom, entre outras ferramentas.
Realizamos reuniões duas vezes por trimestre, as ‘All Hands’ Zoom, onde atualizamos a empresa sobre as principais notícias, marcos e realizações, e onde todos os departamentos têm a oportunidade de apresentar as suas últimas conquistas e iniciativas. Dentro de cada departamento, realizam-se diariamente chamadas Zoom para assegurar que todos os membros da equipa estão a trabalhar em uníssono, independentemente da sua localização geográfica. Acreditamos que estas chamadas recorrentes são fundamentais para manter toda a força de trabalho híbrida envolvida e conectada” – Sagi Gidali, CPO da Perimeter 81.
2. Encoraje a visibilidade do trabalho de cada um
O facto de não conseguir estar fisicamente com os membros da sua equipa e não poder literalmente ver o seu trabalho pode causar algum stress. No entanto, não há necessidade de estar sempre em cima da pessoa ou de tentar gerir cada pequeno detalhe, pois isso só contribuirá para criar um ambiente de trabalho tóxico.
Em vez disso, tente encontrar novas formas de tornar o trabalho de todos visíveis, não só para si, mas para todos os membros da equipa. Pode tentar diferentes ferramentas de acompanhamento e gestão do trabalho (como as mencionadas anteriormente), relatórios diários, atualizações regulares da equipa, ou algum tipo de portfólio de IT interno da equipa.
Katrina Bekessy, VP de tecnologia da R/GA, reconhece a importância de utilizar as ferramentas de acompanhamento de trabalho certas para gerir uma equipa técnica em trabalho híbrido:
Uma das características mais importantes destas ferramentas é fornecer visibilidade total para que todos possam ver o que está a acontecer, participarem e não perderem oportunidades de acrescentar valor ao trabalho”. – Katrina Bekessy, VP de tecnologia na R/GA.
3. Ajuste os processos de onboarding
Contratar profissionais para trabalhar numa equipa híbrida é bastante diferente de contratar alguém para trabalhar no escritório a tempo inteiro, e portanto há algumas coisas a ter em mente.
Para além de todas as competências técnicas necessárias, há outras qualidades que um potencial novo funcionário precisa de ter para ter sucesso numa equipa em trabalho híbrido. Priorize trabalhadores que sejam proactivos, adaptáveis, e que já tenham trabalhado remotamente ou que estejam recetivos à ideia, se possível.
Certifique-se que cria o melhor ambiente possível para os recém-chegados, uma vez que começar um emprego sem a constante presença física dos colegas pode ser desafiante!
É por isso necessário assegurar-se que cada tarefa está clara e que a comunicação flui, mesmo à distância. Só assim é possível garantir que os novos membros conseguem acompanhar o trabalho da equipa e que a própria equipa beneficia dos conhecimentos dos recém-chegados.
4. Organize, organize, organize
Para gerir uma equipa de IT em trabalho híbrido, organização nunca é demais. Para que a sua equipa tenha sucesso, precisa de assegurar métodos de organização adequados, um grande planeamento e uma comunicação constante.
Precisará de encontrar formas de documentar planos a curto e a longo prazo, notas importantes, decisões empresariais, atas de reuniões – e que tudo isto seja facilmente acessível por qualquer pessoa que possa precisar de as consultar. Uma grande ferramenta para isso chama-se Notion. Esta permite-lhe juntar projetos, documentos e todo o tipo de notas do Google Docs, e-mails e Slack, num único local. Garantidamente que ajudará a manter os membros da sua equipa produtivos e com noção da lista de prioridades.
Alguns modelos de trabalho híbrido concedem aos funcionários total flexibilidade também ao nível de horários, permitindo-lhes que escolham quando querem trabalhar. Se for o caso da sua equipa, é importante conhecer bem cada membro, compreender em que parte do dia (ou da noite) são mais produtivos, e atribuir-lhes estrategicamente as tarefas de acordo com isso.
5. Dê à sua equipa todas as ferramentas de que necessita
Normalmente os profissionais de IT experientes já sabem de que ferramentas de software e hardware necessitam para realizar o seu trabalho, mas para além disso, precisa de se certificar de que estes dispõem de tudo o que necessitam para ter sucesso trabalhando de forma híbrida.
Asana, Slack, Google Drive, e Zoom são exemplos de ferramentas de colaboração remota que poderão ajudar a sua equipa a ter sucesso. A primeira grande vantagem destas ferramentas é que a maioria é de uso gratuito e, em segundo lugar, integram-se com outros programas e serviços, para que possa personalizá-las tendo em mente as necessidades dos membros da sua equipa.
A R/GA, por exemplo, é uma grande apologista de se investir nas ferramentas certas para as suas equipas, uma vez que as ajuda a concentrarem-se, a serem produtivas, e a permanecerem conectadas.
Criámos um bot da R/GA no Slack que ajuda os membros da equipa a fazer tudo rapidamente, desde aprender sobre as competências dos outros membros da equipa até ver no que as pessoas estão a trabalhar. Além disso, ajuda-os a criar webhooks a partir de ferramentas como Jira ou CI/CD para alimentar as atualizações e a atividade da equipa em tempo real,” – Katrina Bekessy, VP de tecnologia da R/GA.
6. Adapte o seu plano de gestão de conflitos
Em todas as equipas de trabalho, mais cedo ou mais tarde o conflito está destinado a acontecer. Com uma equipa técnica em trabalho híbrido, nem sempre será possível ter uma reunião presencial de forma a resolver os problemas, pois algumas delas (ou todas) podem estar a trabalhar remotamente.
Chris Nicholson, CEO da Pathmind, tem duas grandes dicas para gestores a trabalhar no seu próprio plano de gestão de conflitos.
Privado é melhor que público” – Chris Nicholson, CEO da Pathmind.
Nenhum conflito deve ser mediado perante uma audiência (seja ao vivo, num canal de Slack ou por email). Ter um confronto com alguém em frente de todos os colegas, pode causar embaraço e dificultar a produtividade a partir desse momento. Se precisar de abordar uma situação sensível com um colaborador, faça-o em privado.
Uma conversa cara a cara é melhor do que um e-mail” – Chris Nicholson, CEO da Pathmind.
Conjugar os dois conselhos é portanto o ideal: leve essa comunicação privada e conduza-a cara a cara, ou através de uma videoconferência, para a tornar mais pessoal. Este tipo de comunicação é muito melhor do que enviar um simples e-mail ou mensagem, pois permite-lhe ter acesso à linguagem não verbal da conversa. É uma forma muito melhor de criar confiança, construir laços e compreender o que correu mal e o que é necessário para seguir em frente.
7. Tente desencorajar uma cultura “eles” vs. “nós”
Por falar em evitar conflitos, é bastante fácil cair na situação em que se cria uma divisão entre os trabalhadores à distância e os trabalhadores que trabalham a partir do escritório. Estes tipos de separações levam as pessoas que trabalham de um lado a verem-se como um grupo que está “contra” os do outro lado.
Como líder de uma equipa híbrida, a última coisa que deseja é que os membros da sua equipa tenham este tipo de sentimentos uns pelos outros, por isso, encoraje exercícios e jogos de forma a aumentar e melhorar as relações entre as pessoas. Pode ainda criar team buildings virtuais, nos quais os membros da sua equipa têm de trabalhar em conjunto para serem bem sucedidos – e coloque na mesma tarefa pessoas que no dia a dia não trabalham umas com as outras, de forma a estimular a colaboração eles elas.
Tente que os seus colaboradores trabalhem nas suas relações pessoais uns com os outros e motive-os a serem sempre respeitosos e tolerantes.
8. Fique atento aos sintomas de burnot
O burnout é um tipo de stress prolongado relacionado com o trabalho, resultante de uma acumulação de incidentes não abordados. Num ambiente de trabalho híbrido, este pode ser causado pela sensação de falta de controlo sobre o trabalho, pela falta de capacidade em cumprir objetivos, pela falta de reconhecimento, ou por a pessoa se sentir mal por pedir tempo livre, entre outras razões.
Este tipo de stress pode ter várias consequências ao nível da saúde física e mental, pelo que deve estar atento aos sinais. O primeiro passo para o fazer é estar regularmente em contacto com os membros da sua equipa. Tente reunir-se com eles individualmente, avalie os seus pensamentos e sentimentos, e peça feedback.
Além disso, garanta que membros da sua equipa técnica sabem que não há problema em tirarem algum tempo para eles, aumentando a consciência da importância de cuidar da saúde mental e prevenindo situações de burnout.
9. Meça o desempenho e reconheça os bons resultados
Como líder de uma equipa técnica em trabalho híbrido, medir o desempenho dos seus trabalhadores torna-se diferente do modelo tradicional. Obviamente que já não consegue medir o mesmo pelo número de horas passadas à secretária porque não os consegue ver.
Precisará de manter o foco no fluxo de trabalho da equipa e nas ferramentas de organização para avaliar a qualidade do trabalho que os seus colaboradores estão a realizar. Procure saber quem está a completar as tarefas atempadamente, quem está a criar o melhor trabalho, e quem está basicamente a dar tudo de si para ajudar a equipa a atingir os seus objetivos.
Certifique-se também que tem vias de progressão na carreira justas, tanto para os membros que trabalham presencialmente como para os que trabalham remotamente.
10. Estabeleça objetivos SMART
Para gerir uma equipa ténica em trabalho híbrido, é importante manter os colaboradores produtivos e motivados, por isso não deixe de estabelecer objetivos individuais e de equipa que beneficiarão simultaneamente o negócio e permitirão o desenvolvimento pessoal de cada um. Estabeleça objetivos SMART: Específicos, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e Temporais.
Garanta que os mesmos são específicos mas também alcançáveis e realistas, pois só assim contribuirão para a motivação dos seus colaboradores, mesmo aqueles que estão em trabalho remoto, sem necessidade de ter um gestor por perto.
Na KWAN ajudamos cada KWANer a estabelecer os seus próprios objetivos profissionais, quer se tratem de competências técnicas ou de competências interpessoais.
Para nós, o objetivo que definem não tem que ter uma duração ou uma área específica, cada KWANer é livre de decidir como quer definir os seus próprios objetivos. Depois de o fazer, elaboramos, em conjunto com eles, um plano de formação ao qual chamamos “This Is The Way”. Alguns KWANers preferem cursos intensivos que fazem num curto período de tempo, outros preferem cursos curtos mas que vão fazendo regularmente. Alguns querem melhorar as suas competências interpessoais e outros preferem melhorar as suas competências técnicas. Alguns querem melhorar as competências que têm impacto direto no seu projeto atual e outros querem adquirir novas competências. Qualquer que seja o objetivo profissional que os KWANers queiram atingir, vamos sempre tentar encontrar formas de os apoiar. – Jorge Becho, People Manager @ KWAN
11. Crie eventos especiais para reunir a sua equipa
Independentemente de alguns dos membros da sua equipa estarem a trabalhar à distância, deve tentar criar momentos e eventos únicos para que todos se reúnam.
Muitas equipas gostam de aproveitar a época natalícia para planear um jantar de Natal, uma troca de prendas ou jogar ao amigo secreto. Mas há muitas outras oportunidades para reunir a sua equipa e assim garantir que se conhecem pessoalmente. O aniversário da empresa, por exemplo? ????
12. Adapte os benefícios da equipa aos trabalhadores remotos
Se a sua empresa oferece benefícios aos colaboradores da sua equipa, certifique-se que as pessoas que trabalham à distância também recebem algo equivalente, para que não se sintam excluídas.
Se os seus colaboradores participarem em formações ou eventos tecnológicos, tente encontrar uma forma dos colaboradores remotos estarem presentes virtualmente. No entanto, se os benefícios que oferece são inacessíveis aos trabalhadores à distância, tente pelo menos encontrar algo equivalente. Por exemplo, se o seu escritório tem ginásio, tente encontrar um programa de fitness online do qual os seus trabalhadores remotos possam usufruir.
Como Gerir uma Equipa de IT em Trabalho Híbrido: Considerações Finais
Gerir uma equipa em trabalho híbrido é diferente da chamada “gestão tradicional”, na qual os trabalhadores vão todos os dias ao escritório… mas tem definitivamente as suas vantagens!
Desde poder ter acesso a mais candidatos altamente qualificados que poderão vir a integrar a sua equipa, a permitir que a sua equipa trabalhe alguns dias a partir de casa.
Se garantir uma boa comunicação, oferecer as melhores condições e ferramentas de trabalho, estabelecer objetivos atingíveis e organizar tudo da melhor forma, a sua equipa certamente será bem sucedida independentemente do local onde se encontre a trabalhar!
Além disso, acompanhe com frequência cada elemento da equipa, independentemente de trabalharem mais no escritório ou mais remotamente, peça feedback e verifique se há sinais de burnout. E o mais importante de tudo: seja um modelo daquilo que quer que os seus colaboradores sejam.
E se precisar de ajuda com alguma dessas tarefas, estamos cá para si!
Com mais de 15 anos de experiência a recrutar no mercado de IT e a fazer outsourcing para equipas técnicas como a sua, conte com os conhecimentos dos nossos Ambassadors of KWAN para o ajudar a e cuidar da sua equipa de engenharia.
Entre em contacto e vamos explorar juntos como podemos ajudar a sua equipa a atingir os resultados que pretende!
