Por mais tecnicamente competente que seja a sua equipa e por mais incríveis que sejam os produtos ou serviços que oferece, se a comunicação interna falha então, eventualmente, tudo falha. São vários os fatores que provocam barreiras internas à comunicação e é por isso necessário desenvolver estratégias para lidar com este problema.
Ter uma boa capacidade de comunicação é uma soft skill altamente valorizado no mundo empresarial, tendo em conta que são várias as situações que exigem uma comunicação eficaz no local do trabalho, seja entre colegas que se entreajudam na execução das tarefas, com supervisores, entre departamentos, externamente à empresa, com clientes, investidores e até outras organizações.
Investir em formação ou em eventos que desenvolvam as relações entre os seus colaboradores – através de team buildings, por exemplo, pode ser uma forma de melhorar a comunicação interna, no entanto, antes de tomar qualquer ação, consideramos essencial que conheça bem a teoria.
Queremos, por isso, apresentar-lhe as barreiras internas à comunicação empresarial interna mais comuns e deixar-lhe algumas dicas sobre como as pode ultrapassar em prol do benefício da sua equipa e da empresa no geral.
Barreiras Internas à Comunicação Empresarial
São vários os tipos de barreiras internas à comunicação empresarial. Desde diferenças interpessoais à escolha de um canal de comunicação menos próprio, várias questões podem influenciar a qualidade da comunicação interna na sua empresa.
Barreiras Físicas
Barreiras físicas que podem afetar a comunicação incluem, por exemplo, o tipo de sala escolhida e a distância física a que as pessoas que estão a comunicar se encontram. Pode parecer um fator um pouco óbvio, mas é bastante importante.
Perante situações em se esteja a fazer alguma apresentação importante acerca de um novo projeto ou qualquer outro assunto, é importante garantir que a acústica da sala seja a melhor, para que todos consigam perceber tudo o que é dito.
Por outro lado, nem todos se sentem à vontade para comunicar ou fazer uma apresentação numa sala ampla.
Várias empresas adotaram mesas arredondadas para reuniões entre equipas mais pequenas. Este modelo é visto como mais “aconchegante” e permite transformar conversas informais entre colaboradores menos intimidantes.
Barreiras Mecânicas
Estas barreiras internas à comunicação são provocadas por aparelhos ou máquinas que não funcionam devidamente. Com o aumento do número de colaboradores a trabalhar remotamente, este tipo de barreira tornou-se mais evidente nos últimos tempos.
As barreiras mecânicas incluem problemas de áudio e/ou vídeo nos telemóveis e computadores utilizados, falhas nos sistemas operativos e qualquer outro obstáculo relacionado com os equipamentos utilizados no dia a dia das equipas de trabalho.
Barreiras Psicossociais
Este tipo de barreira baseia-se na existência de preconceitos e estereótipos (homofobia, racismo, machismo, entre outros) que prejudicam a interação entre diversos elementos dentro da empresa, pelo constrangimento que possam promover.
Barreiras Pessoais
Este tipo de barreira interna é possivelmente o mais difícil de lidar, tendo em conta que envolve características pessoais dos indivíduos e as suas emoções.
Numa empresa encontramos um leque vasto de personalidades e pessoas que possuem uma maior capacidade e facilidade de comunicação que outras. Muitas delas são mais reservadas em virtude de emoções no momento ou até vivências pessoais.
Barreiras Hierárquicas e Departamentais
Algumas empresas ainda aplicam processos de gestão que dificultam a comunicação entre departamentos e promovem um distanciamento hierárquico entre os líderes da empresa e os restantes colaboradores.
Um excesso de departamentalização impede que haja uma circulação eficaz de informação capaz de chegar igualmente a todos os colaboradores. Isto pode comprometer o entendimento dos objetivos da empresa bem como das estratégias definidas para os alcançar.
Barreiras Geográficas
Várias empresas têm filiais espalhadas por diferentes países ou recorrem a serviços de outsourcing com parceiros localizados em países onde se fala uma língua diferente. Aqui não só se coloca a questão da barreira linguística, mas também a possibilidade de existir uma demora na tomada de decisões, quando os colaboradores estão situados em fusos horários diferentes.
Como Ultrapassar as Diferentes Barreiras Internas à Comunicação Empresarial
São várias as barreiras internas à comunicação, mas nem tudo são más notícias, pois é possível quebrá-las. São poucas as pessoas que nascem com uma capacidade de comunicação altamente desenvolvida, sendo preciso praticar esta habilidade, estudar técnicas e aprender com os erros.
Para ajudar a superar as barreiras internas à comunicação na sua empresa, eis algumas dicas que pode seguir:
- Invista em equipamento melhor. Invista em computadores com sistemas operacionais atualizados e qualquer outro equipamento necessário à comunicação novo e em bom estado de conservação. Desta forma conseguirá ultrapassar quaisquer barreiras mecânicas de comunicação.
- Incentive práticas saudáveis e atos de gentileza. Pequenos atos como dizer “bom dia” ao chegar, agradecer e tirar tempo para conversar pelo menos com a sua equipa é uma boa forma de dar o exemplo e melhorar a comunicação entre os diversos membros.
- Faça campanhas de sensibilização. As barreiras psicossociais que mencionamos anteriormente são nocivas em qualquer ambiente e criam verdadeiras barreiras internas à comunicação que devem ser trabalhadas. Datas comemorativas são uma boa forma de promover naturalmente este tipo de campanhas.
- Amplie os canais de comunicação. A tecnologia evolui constantemente e novas alternativas para transmitir informações são criadas todos os dias. Aproveite diferentes meios de comunicação como o ClickUp, Trello, Slack e Zendesk para tentar ultrapassar algumas barreiras internas à comunicação. Para além de aplicações que facilitam a comunicação, existem também várias plataformas que facilitam a gestão de tarefas, descubra-as, neste artigo.
- Preste atenção e envolva os seus colaboradores. Antes de tomar decisões que possam impactar o dia a dia dos seus colaboradores, faça um esforço para ouvir o seu feedback e ideias. Desta forma conseguirá incentivar a sua equipa a comunicar de forma aberta e transparente.
- Fomente a comunicação extra trabalho. Ao facilitar o estreitamento de laços entre os seus colaboradores está a fazer com que seja mais fácil para estes colaborarem em contextos de trabalho. Organizar um Team Building anual é uma forma de o fazer. Como? Descubra neste artigo.
As Diferentes Barreiras Internas à Comunicação e Como Ultrapassá-las – Considerações Finais
São várias as barreiras internas à comunicação existentes mas, felizmente, também existem muitas formas de as ultrapassar. Investir na comunicação empresarial, por exemplo, pode trazer diversos benefícios para a sua empresa como, por exemplo, uma melhor reputação, maior taxa de retenção, aumento dos lucros, facilidade de conquista de novos clientes e um melhores relações interpessoais.
Se está a recrutar para a sua equipa e a comunicação interna é uma das suas preocupações, saiba que na KWAN contamos com uma equipa de People Managers cujo trabalho é precisamente guiar e orientar cada colaborador no sentido de melhorar cada vez mais as suas competências, quer as chamadas soft skills, quer as mais competências mais técnicas.
Pode contar com a KWAN como seu parceiro de outsourcing para o ajudar a construir e manter uma equipa de colaboradores que o ajudará a atingir os objetivos da sua empresa.
Fale connosco! Juntos avaliaremos as necessidades do seu projeto para criarmos a equipa com o perfil mais indicado.
