Trabalho Assíncrono: o Que é e Como Pode Colocá-lo em Prática?

By Lúcia Henriques

Trabalhar de forma assíncrona permite que os colaboradores organizem a sua carga de trabalho de acordo com a sua carga horária individual. Uma vez que não requer que os membros de uma equipa trabalhem em simultâneo, a comunicação não é imediata, então, os trabalhadores podem maximizar a sua produtividade e reduzir a pressão, quer em si mesmos, como nos seus colegas.

Ao aceitar que os seus colaboradores trabalhem de forma autónoma, está também a colocar neles a sua confiança e responsabilidade, princípios altamente valorizados num ambiente de trabalho. Este método tem vindo a provar que traz benefícios significativos, uma vez que as empresas que estão a adotar o trabalho assíncrono estão também a avançar nos seus projetos muito mais rapidamente do que os seus concorrentes que utilizam o trabalho síncrono. Negócios com fluxos de trabalho assíncronos tem colaboradores com um estado de espirito mais elevado graças à confiança neles depositada.

O trabalho assíncrono reforça algumas das melhores práticas há muito procuradas, como multiplexação, comunicação e ação!

Multiplexação é um termo utilizado para definir um processo de divisão de uma tarefa em tarefas mais pequenas tanto quanto possível, possibilitando que os trabalhadores possam acompanhar a produtividade tão depressa quanto possível. Desta forma, com este formato finamente dividido, mais pessoas são capazes de trabalhar numa mesma grande tarefa ao resolverem as tarefas mais pequenas que a compõem. Multiplexar tarefas, combinando-as para produzir resultados mais rápidos, permite que os trabalhadores alcancem o sucesso de forma mais eficiente.

Criámos uma lista de razões que explicam porque é que o trabalho assíncrono pode beneficiar a sua empresa tecnológica e qual a melhor forma de o colocar em prática para o máximo de resultados.

1. Comunicação Eficiente

O trabalho assíncrono permite tempos de resposta mais lentos e uma comunicação mais eficiente. Com menos interrupções e distrações, a produtividade aumenta e o trabalho é produzido num ritmo mais rápido. Manter a comunicação assíncrona permite que as pessoas se concentrem nas suas tarefas durante mais tempo e se foquem nas melhores práticas, como documentação ou redação de procedimentos adequados. No caso de programadores, ao poderem estar focados nas suas tarefas individuais, como escrever código, por exemplo, que exige concentração total, e menos distraídos na comunicação regular com os colegas, os resultados são, sem dúvida, superiores e num espaço de tempo mais curto. Com a multiplexação, o trabalho assíncrono promove um estilo de trabalho transparente e abrangente, que garante que sua equipa está sempre atualizada sobre o que todos os seus membros estão a produzir. Ao multiplexar tarefas, as mesmas tornam-se mais fáceis de concretizar, o que permite que os colaboradores produzam resultados mais rápidos e alcancem o sucesso com confiança.

2. Documentação

O trabalho assíncrono depende muito da documentação. Procedimentos escritos, anotações e produção de relatórios detalhados resultam numa maior clareza e organização no local de trabalho. Ao dar mais ênfase a evidências escritas e relatórios de projetos, e menos a reuniões zoom e telefonemas, os seus colaboradores conseguirão produzir mais em menos tempo. Voltamos ao exemplo dos programadores, que geralmente precisam de muito tempo de concentração individual para concluir tarefas importantes, como documentar o código. A documentação melhora a legibilidade e usabilidade, ao combinar imagens e explicações escritas que descrevem o que faz um código e como pode ser usado. A documentação, quer seja uma explicação simples de funções de código e blocos, ou um resumo mais abrangente de todos os aspetos do software, permite que seja reutilizado por outros. A diminuição de interrupções e distrações que um estilo de trabalho assíncrono oferece, permite que os programadores se concentrem na documentação, expandindo o conhecimento e as competências da empresa em geral.

3. Tomadas de Decisão Descentralizadas

A comunicação assíncrona fortalece a independência, colocando mais confiança nos funcionários e na sua capacidade de executar. O objetivo é que uma tarefa e seus efeitos sejam independentes de quem os planeia ou executa. O trabalho síncrono está diretamente ligado à necessidade de comunicação, forçando as equipas a interromper a progressão nos seus projetos quando um dos membros não está disponível, seja por diferentes horários de trabalho ou por folgas. Já o trabalho assíncrono permite que os colaboradores tomem a sua iniciativa e continuem as tarefas iniciadas por outros colegas. O trabalho assíncrono incentiva o conceito de default to action, o que reduz os tempos de espera e ajuda a equipa a avançar mais rapidamente. Se, por exemplo, um programador tiver um prazo apertado para cumprir, mas tem de faltar devido a doença ou outros compromissos, então outro programador pode entrar em ação e completar a tarefa. A transparência do trabalho assíncrono permite que sua equipa técnica se ajude, sem o stresse extra de ter de comunicar mais do que o necessário.

4. Autonomia

Como sugerido no nosso guia recente sobre como evitar o burnout, o sentimento de falta de autonomia no trabalho pode ser uma das principais razões pelas quais os funcionários da área de tecnologia provavelmente se sentem menos motivados para dar o seu melhor. Para muitos, a capacidade de pôr as mãos à obra e ficar conectado, mas poder desconectar quando quiserem, representa um grande aumento da qualidade de vida. Quando têm a capacidade de decidir quando receber mensagens e, da mesma forma, não esperam que as suas mensagens recebam respostas imediatas, todos os colaboradores conseguem manter o seu sentido de agência pessoal e autonomia, o que tem um grande influência no desempenho e no bem-estar, pois, ao permitir esse controle individual, demonstra que valoriza sua equipa – o que, em troca, resultará em trabalhadores mais felizes e mais leais.

5. Equipas Fortes

Manter um horário de trabalho de 9 a 5 no fuso horário do seu país exclui todos os potenciais colaboradores incríveis que poderia ter na sua equipa, mas que não vivem na sua região. Mudar para o trabalho assíncrono abrirá as portas para excelentes candidatos em todo o mundo, que não teriam sido capazes de trabalhar para a sua empresa de outra forma. Se sua empresa contrata remotamente, a multiplexação pode já ser algo com o qual está familiarizado. Com pessoas a trabalhar todas as horas do dia, acompanhar a carga de trabalho e a progressão do projeto de seus funcionários através de uma plataforma sociável e eficaz – dê uma vista de olhos na nossa lista de sugestões, aqui – aumentará a produtividade dos seus colaboradores. Como líder de uma empresa ou equipa técnica, é importante ter em mente que profissionais como engenheiros de software e analistas de dados são possíveis de encontrar um pouco por todo o mundo, desde que esteja disponível para trabalhar com eles de forma remota. Fazer nearshore da sua equipa técnica em Portugal é, inclusive, uma excelente forma de diminuir custos, se gostaria de saber mais sobre assunto, publicámos recentemente este artigo sobre as vantagens do nearshore em Portugal.

6. Prioridades Claras

Com uma estrutura de trabalho assíncrona, vai conseguir transmitir uma forma mais clara de prioridades e responsabilidade individual aos seus colaboradores. Quando todas as tarefas são comunicadas pelo sistema de multiplexação, possibilita que todos os elementos da equipa possam acompanhar o que eles próprios estão a fazer, assim como o trabalho dos colegas. Desta maneira, previne-se sobreposições, atrasos na comunicação e outros fatores que entravam os trabalhadores em empresas com estruturas síncronas. Se um funcionário sentir que controla a sua carga de trabalho e que tem espaço para organizar o seu horário de uma forma flexível e saudável, isto irá impulsionar a performance da empresa a nível geral. A felicidade dos seus colaboradores é importante para o panorama geral? Sim, muito mais do que imagina. Não está convencido? Leia o nosso artigo onde abordamos este assunto com mais detalhe.

7. Gestão de Fluxos de Trabalho

Para conseguir escrever código com rigor e qualidade, os programadores precisam de intervalos de tempo em que possam dedicar-se profundamente a um problema e perderem-se na tarefa em mãos. Isso pode ser um desafio para a sua equipa técnica, se estão a lidar com vários projetos para vários clientes que querem respostas rápidas. Com uma abordagem assíncrona, pode garantir que os membros da sua equipa fazem um trabalho profundo, mantendo contacto com os seus colegas de equipa dentro do seu próprio tempo. Este respeito pelos horários livres de interrupções garante resultados mais eficientes e proativos.

8. Reuniões Eficientes

Menos reuniões agendadas resultam em comunicações e dinâmicas da empresa mais produtivas. Quando as reuniões não são tão regulares quanto o cronograma de trabalho síncrono típico, os colaboradores têm mais tempo para se prepararem para elas, o que resulta em poucas reuniões mais envolventes e construtivas. Já todos nós estivemos presos numa reunião que se arrasta indefinidamente, e no final parece que nada foi alcançado e perdeu-se um tempo valioso que poderia ter sido utilizado noutra coisa. Ao tirar o pé do pedal da microgestão e confiar que os seus funcionários estão a fazer o melhor que podem, permite que todos tenham mais tempo para se concentrarem em tarefas individuais. Ao verificar a progressão do trabalho dos seus colaboradores de vez em quando, em vez de o fazer a todo o momento, isso não só lhe dá mais tempo para pensar sobre o desenvolvimento da sua empresa, mas também proporciona aos seus trabalhadores a oportunidade de conseguirem fazer mais durante as horas de trabalho. Quando agendar reuniões, certifique-se de dar aos funcionários tempo suficiente para planear a reunião e reservar tempo para a mesma. Deixe-os saber de antemão sobre o que tema será, de modo a poupar tempo na própria reunião.