Gerir tarefas de equipas técnicas em trabalho remoto ou híbrido pode ser um grande desafio! Neste artigo, ajudamo-lo nessa missão, apresentando-lhe 20 apps para gestão de tarefas.
Numa área em que a inovação é constante e a evolução não para, é fundamental saber identificar, priorizar e monitorizar as tarefas da sua equipa técnica. Uma correta avaliação permite tornar o trabalho mensurável, através de métricas, como o tempo investido na realização de determinada tarefa ou, simplesmente, quem faz o quê, avaliando o desempenho e o rendimento das equipas, evitando sobrecargas excessivas de trabalho e melhorando a produtividade.
Se sente dificuldade em gerir as tarefas da sua equipa desde que o trabalho remoto se tornou “o novo normal” (e ainda bem, até porque as equipas técnicas trabalham melhor do que nunca de forma remota!), então este artigo é para si: partilhamos consigo 20 apps para gestão de tarefas e uma delas (ou mais!) vai, certamente, ajudá-lo a obter mais e melhores resultados.
20 Apps para Gestão das Tarefas da Sua Equipa Técnica
Any.do
A inspiração para o Any.do deveu-se à frustração de Omer Perchik, um israelita que nunca conseguia gerir as tarefas diárias. Surgiu em 2010 e rapidamente ganhou popularidade e o fator diferenciador assenta no facto de ter um design minimalista e a facilidade com que se pode aprender a tirar proveito de todos os seus recursos. Esta app para gestão de tarefas está disponível para dispositivos móveis, web e wearables e permite a integração com outras plataformas, incluindo calendários e assistentes virtuais.
Custo: a partir de 4,65€ por utilizador.
Asana
“Ajudar os clientes a prosperar”: esta é a missão da Asana, uma app para gestão de tarefas que organiza todo o trabalho das equipas, desde as operações ao marketing. A plataforma permite a gestão de projetos e de processos, organizando o trabalho das equipas e todos os fluxos de trabalho. Além disso, conta com integrações com outras apps como o Google Calendar, Dropbox ou a Adobe Creative Cloud, além da possiblidade de criação de relatórios, permitindo identificar o que está em dia e o que está em atraso.
Custo: grátis para equipas até 15 elementos (planos pagos com funcionalidades premium a partir de €10,99 por mês por utilizador).
ClickUp
É uma app para gestão de tarefas, mas também é um editor colaborativo de documentos e até um cliente de email. O Clickup procura juntar todas as apps que as equipas precisam numa só plataforma, aumentando a produtividade e a rapidez dos processos.
A app permite gerir todo o tipo de tarefas e projetos, medindo em tempo real se os objetivos estão a ser atingidos. Além disso, a aplicação conta com chat e permite criação de documentos colaborativos e wikis, que podem ser facilmente partilhados com todos os utilizadores.
Custo: grátis para equipas (planos pagos com funcionalidades premium a partir de €4,65 por mês por utilizador).
Bitrix24
Se procura uma solução tudo em um, oBitrix24 surge na frente. Já que esta app abarca todas os aspetos da sua empresa, desde a colaboração a um contact center para clientes.
A plataforma conta com diversas funcionalidades como relatórios, automatismos de fluxo de trabalho e algumas ferramentas que não estão disponíveis numa normal app para gestão de tarefas, como as chamadas em vídeo e em conferência com até 48 participantes.
A app está sincronizada com todos os dispositivos, incluindo aplicações para Android e iOS.
Custo: gratuito (planos pagos com funcionalidades premium a partir de €49 por mês por 5 utilizadores).
I Done This
O I Done This é para quem procura uma app para gestão de tarefas que seja tão fácil que “até a avó pode usá-la”. Pelo menos, é isso que promete a empresa, que diz que a plataforma é configurável em apenas 10 segundos.
Com interligação com outros serviços, o I Done This conta com um design minimalista, mas facilmente compreensível para todas as equipas que está a gerir. Além disso, cria relatórios diários de progresso e de produtividade, que podem ser enviados por email ou ficar disponíveis na app.
Custo: a partir dos €9,25 por mês por utilizador.
Kanban Tool
O método Kanban ganha uma versão digital com o Kanban Tool. A app para gestão de tarefas é, essencialmente, uma ferramenta de gestão em tempo real que pretende melhorar a performance da sua equipa, organizando as tarefas naquele formate: todos os elementos da equipa podem partilhar tarefas, informações e comentários em qualquer dispositivo e a qualquer hora, sendo que o Kanban Tool organiza tudo de uma forma visual. Além disso, disponibiliza métricas e gráficos para análise.
Custo: grátis para equipas até 3 elementos (planos pagos com funcionalidades premium a partir de €4,65 por mês por utilizador).
Marvin
O Marvin, apesar de não ter uma gestão de equipas muito avançada, está nesta lista de apps para gestão de tarefas devido ao conjunto de funcionalidades pouco habituais numa plataforma deste tipo ou com este custo. Desde a criação ilimitada de projetos e planificação do dia até à análise dos hábitos para melhorar a produtividade, o serviço inclui ainda modos para se manter focado, evitando a procrastinação e a planificação das atividades no calendário. A app está sincronizada com todos os dispositivos, incluindo aplicações nativas para Linux, Mac e Windows, e permite a partilha de listas e de tarefas mesmo com utilizadores que não subscrevem a plataforma.
Custo: a partir de 7,45€ por mês.
Monday
Esta é talvez uma das apps para gestão de tarefas mais famosas da lista, com mais de 152 mil clientes em todo o mundo. A Monday disponibiliza vários produtos para diferentes tipos de equipas, permitindo processos e fluxos personalizados. Não só permite uma avaliação geral dos projetos a correr com a equipa, como também inclui a possibilidade de realizar briefings, roadmaps e automações. Esta aplicação tem ainda a vantagem de estar integrada com outras plataformas, como o Gmail, o GitHub ou o Slack.
Custo: Aplicação gratuita (com planos pagos para equipas superiores a 3 elementos).
Microsoft To Do
Sucessor da Wunderlist, o Microsoft To Do permite que os utilizadores possam gerir as suas tarefas a partir de todos os dispositivos e em todos os sistemas operativos.
Sem qualquer subscrição adicional, esta apppermite agendar lembretes ou adicionar datas de conclusão às várias tarefas, permitindo às equipas a criação de listas de tarefas a vários dos elementos das equipas. O To Do também oferece integração com o Outlook.
Custo: Grátis (necessária subscrição Microsoft 365).
Remember The Milk
Não se deixe enganar pelo nome: o Remember The Milk é uma plataforma poderosa que permite uma gestão integral de tarefas. Além de poder atribuí-las a outros utilizadores, inclui uma integração nativa com outras plataformas como o Outlook, Google Calendar, Evernote ou smartwatches Apple e até permite adicionar tarefas à lista por e-mail, Twitter ou Siri.
As funcionalidades de poder trabalhar offline ou a criação de tarefas através de automatismos são outras das mais valias desta app para gestão de tarefas.
Custo: Grátis (disponibiliza planos pagos).
Simplista
É ainda um “work in progress”, mas é uma alternativa portuguesa que deve ter em conta. O nome não engana: a Simplista é uma app de gestão de tarefas clean, simples e rápida que se adapta a todos os fluxos de trabalho. Fruto do trabalho da agência portuense ICÓNICA, a plataforma ainda só está disponível em versão web. No entanto, permite a visualização das tarefas em formato de lista ou em forma de atividade, além da partilha de listas de tarefas com outros elementos da sua equipa.
Custo: Grátis.
Taskade
Destinada a equipas remotas muito ocupadas, a Taskade é uma das apps para gestão de tarefas que se destaca. Disponível para várias plataformas, incluindo para Linux, conta com um assistente de inteligência artificial para uma melhor organização de tarefas. Além disso, o serviço traz também a possibilidade de criação de brainstorms e a organização das tarefas em vários tipos de visualização, assim como uma gestão de projetos em tempo real. Outro ponto positivo é que este sistema permite realizar chamadas em vídeo entre os vários elementos da equipa.
Custo: Grátis para equipas (planos pagos com funcionalidades premium a partir de €4,65 por mês por utilizador).
TickTick
É aquela plataforma que se distingue por “organizar todos os aspetos da sua vida”. Através da TickTick, as tarefas podem ser adicionadas por voz, e-mail ou, mesmo, através da Siri. Tem a vantagem de classificar as tarefas por prioridade, localização e duração, além de poder criar tarefas recorrentes. Os utilizadores desta app para gestão de tarefas têm também funcionalidades de bem-estar como “white noises” ou usar a Técnica Pomodoro, contribuindo para a redução da ansiedade e aumento da produtividade. Todos os afazeres nesta aplicação podem ser partilhados com uma equipa de até 28 elementos.
Custo: Grátis (para partilha com equipas, é necessária subscrição a partir de €2,17 por mês).
Todoist
Se o seu objetivo é avaliar a produtividade e os objetivos atingidos, a Todoist é a opção mais acertada. Além de tornar muito simples a gestão de tarefas, esta app para gestão de tarefas tem a funcionalidade de priorizar e adicionar lembretes, etiquetas e filtros ou apresentar as mesmas num board ao estilo Kanban. A isto, soma-se a vantagem de a app permitir delegar tarefas a outros e receber notificações quando as completam, caixa de entrada da equipa e histórico ilimitado do projeto.
Custo: Planos pagos com funcionalidades premium a partir de €6 por mês por utilizador.
Trello
É simples, mas poderoso e flexível: o Trello aposta num formato visual para uma maior colaboração nas equipas, mesmo que estão modo remote. Tal como outras apps de gestão de tarefas desta lista, o Trello oferece muito mais do que organização de trabalho. A plataforma permite criar reuniões e brainstorms, além de centralizar todas as solicitações de CRM, ligando-se ao sistema que usa na sua empresa. A juntar a tudo isto, está a possibilidade de automatizar quase todas as ações dentro da plataforma.
Custo: gratuito (planos pagos a partir de €4,60 por mês por utilizador).
WEDO
Feito e alojado na Suíça, país conhecido pelas suas leis de privacidade na web, esta plataforma abarca todos os aspetos de uma equipa, desde as reuniões ao acompanhamento das tarefas em tempo real. A WEDOoferece uma panóplia de funcionalidades, ajudando na preparação e condução de reuniões (dá até uma grande ajuda na escrita de atas) e permite uma gestão simples e eficiente de tarefas e projetos, gerindo departamentos e equipas de forma ilimitada. Esta é daquelas apps para gestão de tarefas que vai querer testar.
Custo: a partir dos 19,90€ por utilizador.
When I Work
O When I Work opta por uma abordagem diferente: esta app permite a gestão de tarefas, criando um horário para cada um dos elementos, permitindo um maior controlo das atividades e no tempo dispensado para cada uma das tarefas. Além disso, permite gerir turnos e ver a disponibilidade das equipas, seja numa ou em várias localizações.
Uma das principais componentes é a app para Android e iOS, que permite a cada um dos elementos da equipa controlar tudo aquilo de que é responsável.
Custo: a partir dos 2,30€ por utilizador.
Workflowy
Diz oferecer uma “forma simples de se manter organizado”: o Workflowy é uma plataforma destinada principalmente para indivíduos, mantendo, no entanto, uma versão para equipas. Permite sincronizar as tarefas em todos os dispositivos e em todos os sistemas operativos, incluindo Linux. Com alguns passos e uma curva de aprendizagem rápida, esta apppermite uma organização de tarefas utilizando modelos de “Bullet journaling” ou no modo “Getting Things Done”, melhorando a gestão de tempo e, por consequência, a produtividade.
Custo: Grátis (disponibiliza plano pagos para indivíduos e equipas, a partir dos €4,64 por mês por utilizador).
Wrike
A equipa de marketing e a de TI podem conviver na mesma plataforma: o Wrike é mais do que uma simples app para gestão de tarefas. É uma suíte de gestão que promete aumentar a rapidez de entrega de um projeto em 45%, reduzindo o número de reuniões nessárias em 70%. A premissa é colocar todos os departamentos da empresa numa só app que permite uma verdadeira gestão e comunicação entre departamentos. O Wrike permite criar painéis de controlo personalizados e automações específicas para certos departamentos, além de integrações com os softwares já utilizados na empresa e automações específicas para certos departamentos ou grupos de utilizadores.
Custo: gratuito (planos pagos com funcionalidades premium a partir de €9 por mês por utilizador).
Zenkit
Esta não é apenas uma plataforma: é uma suíte com seis apps diferenciadas e que junta tudo o que é necessário para a gestão de equipas e empresas. O Zenkit permite a subscrição separada de cada um dos produtos, adaptando-se deste modo às necessidades da equipa. São disponibilizadas apps para gestão de projetos, formulários e messaging e são oferecidas funcionalidades que vão desde as listas inteligentes à gestão dos recursos.
Custo: gratuito (planos pagos variam consoante a aplicação subscrita).
Procura uma App para Gestão de Tarefas na Sua Empresa ou Startup? Temos 20 Sugestões – Considerações Finais
Depois desta lista, gerir as tarefas da sua equipa vai deixar de ser um processo complicado. Teste ao máximo as aplicações que aqui partilhamos: de certeza que irá encontrar a app de gestão de tarefas que melhor se adequa às características (ou necessidades) da sua empresa. Não há nada melhor do que encontrar o elemento certo para que tudo funcione.
Uma das premissas da KWAN é precisamente ajudar nesta busca por elementos certos nos seus desafios. E criar uma “dream team” é um grande desafio.
Por isso, se já o ajudamos a gerir melhor as tarefas, também o podemos ajudar a encontrar o talento certo para a sua equipa. Conheça as vantagens de fazer outsourcing com a KWAN e deixe-nos ajudá-lo a responder às necessidades da sua equipa técnica.
